Rechtskonforme eMail Archivierung mit IT Security "Made in Germany"
E-Mail-Archivierung bietet nicht nur zahlreiche technische und
wirtschaftliche Vorteile, sie stellt für Unternehmen zudem eine
zwingende Notwendigkeit dar. Geltende rechtliche Anforderungen können
nicht ohne eine solche Lösung erfüllt werden. Leider ist gerade der
rechtliche Aspekt der Archivierung sehr vielschichtig und von
zahlreichen Grauzonen geprägt.
Grundsätzlich müssen alle
relevanten E-Mails und deren Dateianhänge vollständig,
manipulationssicher und jederzeit verfügbar aufbewahrt werden. Weiterhin
müssen die Daten maschinell auswertbar sein. Eine alleinige
Aufzeichnung auf Mikrofilm oder Papier ist nicht ausreichend.
Was muss archiviert werden?
- Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, die Eröffnungsbilanz sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisations-Unterlagen,
- die empfangenen Handels- oder Geschäftsbriefe,
- Wiedergaben der abgesandten Handels- oder Geschäftsbriefe,
- Buchungsbelege und
- sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind.
Dazu gehört jegliche Korrespondenz, durch die ein Geschäft vorbereitet, abgewickelt, abgeschlossen oder rückgängig gemacht wird. Beispiele sind Rechnungen, Aufträge, Reklamationsschreiben, Zahlungsbelege und Verträge. Dies gilt auch dann, wenn diese per E-Mail versendet werden.
In der Praxis
In Anbetracht der Masse der täglich empfangenen und versendeten E-Mails
ist eine Kategorisierung in archivierungspflichtige und
nicht-archivierungspflichtige E-Mails fast nicht möglich. Es wird daher
oft bevorzugt, einfach alle E-Mails zu archivieren.
Wie lange müssen E-Mails aufbewahrt werden?
Die Aufbewahrungsfristen ergeben sich aus dem Handelsgesetzbuch (§ 257 HGB) und der
Abgabenordnung (§ 147 AO):
- Bücher, Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, Eröffnungsbilanzen, die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen sowie Buchungsbelege müssen zehn Jahre lang aufbewahrt werden.
- Empfangene Handels- oder Geschäftsbriefe, Wiedergaben der abgesandten Handels- oder Geschäftsbriefe sowie sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind, müssen sechs Jahre lang aufbewahrt werden.
In der Praxis
Auch hier ist
in Anbetracht der Masse der E-Mails eine zuverlässige Kategorisierung
mit vertretbarem Aufwand kaum möglich. Oft werden aus diesem Grund alle
E-Mails mindestens zehn Jahre lang aufbewahrt.
Wer trägt die Verantwortung?
Die Verantwortung für die ordnungsgemäße Umsetzung der rechtlichen Anforderungen zur Aufbewahrung von E-Mails liegt bei der Geschäftsführung eines Unternehmens. Kommt diese ihrer Pflicht nicht nach, drohen in schweren Fällen sogar Freiheitsstrafen.