Rechtssichere E-Mail-Archivierung nach DSGVO und GoBD
E-Mail-Archivierung ist Pflicht – nicht Kür
Verlässlich. Manipulationssicher. Gesetzeskonform.
Die Archivierung geschäftlicher E-Mails ist längst keine freiwillige Maßnahme mehr – sie ist gesetzliche Pflicht. Unternehmen müssen ihre E-Mail-Kommunikation vollständig, unveränderbar und jederzeit verfügbar aufbewahren, um geltende gesetzliche Vorgaben wie Handelsgesetzbuch (HGB) und Abgabenordnung (AO) zu erfüllen.
Mit unserer rechtskonformen E-Mail-Archivierungslösung „Made in Germany“ bieten wir Ihnen höchste IT-Sicherheit, Datenschutz und eine Archivierung, die den komplexen rechtlichen Anforderungen zuverlässig gerecht wird.
Eröffnungsbilanzen sowie zugehörige Arbeitsanweisungen und Organisationsunterlagen
Empfangene und abgesandte Handels- und Geschäftsbriefe
Buchungsbelege und steuerrelevante Unterlagen
Dazu zählt jede Korrespondenz, die ein Geschäft vorbereitet, abwickelt, bestätigt oder rückgängig macht – z.B. Angebote, Rechnungen, Verträge, Reklamationen oder Zahlungsbelege – auch wenn sie per E-Mail versendet wurden.
In der Praxis: Archivierung aller E-Mails
Aufgrund der schieren Menge an E-Mails und der schwierigen Unterscheidung zwischen archivierungspflichtigen und nicht archivierungspflichtigen Nachrichten empfiehlt sich in der Praxis oft die vollständige Archivierung aller ein- und ausgehenden E-Mails.
Aufbewahrungsfristen im Überblick:
10 Jahre für Bücher, Inventare, Jahresabschlüsse, Bilanzen und Buchungsbelege
6 Jahre für empfangene und abgesandte Handels- und Geschäftsbriefe sowie steuerlich relevante Unterlagen
Verantwortung der Geschäftsführung
Die Geschäftsleitung trägt die volle Verantwortung für eine gesetzeskonforme E-Mail-Archivierung. Verstöße können im Ernstfall strafrechtliche Konsequenzen haben. Handeln Sie daher frühzeitig – mit einem System, auf das Sie sich verlassen können.
100 % rechtskonform nach HGB, AO und GoBD
Manipulationssichere und revisionssichere Archivierung
Made in Germany: Datenschutz und IT-Security auf höchstem Niveau
Jederzeit schneller Zugriff auf archivierte E-Mails
Entlastung Ihrer IT-Systeme durch Auslagerung der Datenarchive
Verlassen Sie sich auf geprüfte Sicherheit und machen Sie Ihre Kommunikation fit für die Zukunft.
Wir beraten Sie individuell und finden die perfekte Lösung für Ihr Unternehmen.
Mit unserer rechtskonformen E-Mail-Archivierungslösung „Made in Germany“ bieten wir Ihnen höchste IT-Sicherheit, Datenschutz und eine Archivierung, die den komplexen rechtlichen Anforderungen zuverlässig gerecht wird.
Was muss archiviert werden?
Zur Aufbewahrungspflicht gehören u.a.:
Bücher, Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, LageberichteEröffnungsbilanzen sowie zugehörige Arbeitsanweisungen und Organisationsunterlagen
Empfangene und abgesandte Handels- und Geschäftsbriefe
Buchungsbelege und steuerrelevante Unterlagen
Dazu zählt jede Korrespondenz, die ein Geschäft vorbereitet, abwickelt, bestätigt oder rückgängig macht – z.B. Angebote, Rechnungen, Verträge, Reklamationen oder Zahlungsbelege – auch wenn sie per E-Mail versendet wurden.
In der Praxis: Archivierung aller E-Mails
Aufgrund der schieren Menge an E-Mails und der schwierigen Unterscheidung zwischen archivierungspflichtigen und nicht archivierungspflichtigen Nachrichten empfiehlt sich in der Praxis oft die vollständige Archivierung aller ein- und ausgehenden E-Mails.
Aufbewahrungsfristen im Überblick:
10 Jahre für Bücher, Inventare, Jahresabschlüsse, Bilanzen und Buchungsbelege
6 Jahre für empfangene und abgesandte Handels- und Geschäftsbriefe sowie steuerlich relevante Unterlagen
Verantwortung der Geschäftsführung
Die Geschäftsleitung trägt die volle Verantwortung für eine gesetzeskonforme E-Mail-Archivierung. Verstöße können im Ernstfall strafrechtliche Konsequenzen haben. Handeln Sie daher frühzeitig – mit einem System, auf das Sie sich verlassen können.
Ihre Vorteile unserer E-Mail-Archivierungslösung:
Manipulationssichere und revisionssichere Archivierung
Made in Germany: Datenschutz und IT-Security auf höchstem Niveau
Jederzeit schneller Zugriff auf archivierte E-Mails
Entlastung Ihrer IT-Systeme durch Auslagerung der Datenarchive
Schutz vor Datenverlust und Nachweissicherung im Streitfall
Verlassen Sie sich auf geprüfte Sicherheit und machen Sie Ihre Kommunikation fit für die Zukunft.
Wir beraten Sie individuell und finden die perfekte Lösung für Ihr Unternehmen.
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